Uma das maiores dificuldades com a qual os anfitriões se deparam é a lista de convidados. Elaborar uma lista de convidados sempre é tarefa muito difícil e costuma dar uma certa dor de cabeça. A não ser, claro, que orçamento não seja problema, pois, então, você poderá convidar todos que desejar para o seu evento. Porém, infelizmente, para a maioria dos anfitriões, sempre há um limite de orçamento. Ou, mesmo que não exista um problema de orçamento, nem sempre os anfitriões querem dispor de toda a verba para o evento, pois, como todo mundo, também possuem outros projetos na vida.
Algumas vezes, a elaboração da lista de convidados se torna difícil não em razão de orçamento, mas sim devido ao estilo que os anfitriões desejam dar ao evento, como em festas íntimas, por exemplo, chamadas de petit comité ou, em se tratando de festas de casamento, mini wedding.
No entanto, esse tipo de dificuldade é comum a qualquer pessoa que decida fazer uma festa. Por isso, as pessoas deveriam ter empatia e entender os anfitriões, pois, algum dia, já passaram ou passarão pela mesma dificuldade. Geralmente, os anfitriões adorariam convidar todos, mas acaba se tornando inviável.
Algumas dicas podem ajudar na hora de elaborar a lista de convidados. Primeiramente, é preciso atentar para o estilo ou conceito do evento. Caso se deseje fazer um evento com caráter mais íntimo, a lista de convidados deverá ser reduzida àqueles que são verdadeiramente íntimos. Além disso, eventos do estilo petit comité possuem em sua essência um número restrito de convidados ou acabam por perder o sentido.
Após a definição do conceito do seu evento, defina seus critérios para a escolha dos convidados. Pense no motivo e na importância do seu evento e avalie se a pessoa que você pensa em convidar tem participado da sua vida verdadeira e ativamente de forma que deva estar na sua lista de convidados. Alguns anfitriões estabelecem critérios bem rígidos e outros, mais flexíveis.
Faça alguns questionamentos acerca dos possíveis candidatos a convidados. Eis alguns exemplos: Essa pessoa frequenta a nossa casa e nós frequentamos a dela? Temos o número de celular dessa pessoa e ela tem o nosso? Podemos ligar e contar com essa pessoa a qualquer momento? Essa pessoa ligou para nos desejar feliz aniversário no último ano (recadinhos de redes sociais não valem, hein!)? Se você responder negativamente à maioria dessa perguntas, possivelmente não exista motivos para você convidar essa pessoa. Esses são critérios um tanto rígidos, é verdade, mas dá uma boa noção do que você deve considerar na hora de elaborar a sua lista de convidados.
Algumas pessoas foram muito importantes em nossas vidas no passado, mas acabamos perdendo contato com elas. Nesses casos, você deve avaliar bem antes de convidá-las, pois poderá não ter mais sentido o convite. Se você não tem contato há bastante tempo, possivelmente não faça sentido, a não ser que a pessoa realmente tenha enorme significado na sua vida. Como já referimos, você deve estabelecer seus próprios critérios.
Famílias grandes também podem ser sinônimo de problema. Nesse caso, vale, novamente, a regra de estabelecer critérios. Opte por convidar somente tios, por exemplo, sem os primos.
O importante é estar tranquilo com os critérios que você definir; afinal, ninguém o está ajudando a pagar a conta, não é mesmo? E a sinceridade sempre é a melhor saída. Utilizando um exemplo pessoal: no meu casamento, optamos por convidar somente os tios em razão de ambos termos famílias numerosas e, assim, enviamos um e-mail a todos dizendo que gostaríamos de convidar a todos mas que, infelizmente, não seria possível e comunicando a nossa decisão. O retorno foi surpreendente! Quase todos responderam dizendo que nos compreendiam e desejando muitas felicidades.
Bem, voltando à questão de “pagar a conta”, tome cuidado caso alguém de sua família esteja ajudando com as despesas da festa. Uma conversa franca no início do planejamento do evento ajuda muito. Agradeça a ajuda, mas deixe claro que, apesar disso, o evento é seu, é o seu grande dia e, portanto, a prioridade deve ser os seus convidados.
Alguns anfitriões optam por eventos por adesão, onde cada convidado arca com suas despesas em termos de alimentação e bebidas (ou apenas um desses itens, por exemplo). Algumas pessoas julgam essa postura muito deselegante. Esse pensamento, na verdade, está totalmente ultrapassado. Deselegante é você se endividar ou gastar mais do que poderia. Os convidados de evento por adesão que comparecem certamente estão ali porque se importam verdadeiramente com os anfitriões e estão felizes de compartilhar com eles uma ocasião especial. O único cuidado que se deve ter é deixar claro no convite que se trata de um evento por adesão. E, como sugestão, não faça lista de presentes quando o evento for por adesão; afinal, o convidado já estão tendo gastos para estar ao seu lado, então deixe-o livre para presenteá-lo se for esse o seu desejo.
Bem, essas são algumas dicas que poderão ajudar na difícil tarefa de elaboração da lista de convidados. Em breve, falaremos de outros dois assuntos importantes: o RSVP (ou a confirmação de presenças) e a lista de presentes.
Para ler mais sobre o assunto, recomendamos um post datado de março de 2011 do blog O Casamento Sensacional que conta todo o planejamento das duas festas de casamento de uma das meninas da Orbis (com envolvimento, é claro, da outra menina da Orbis). Leia aqui.
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